można używać ePUAPu do podpisywania wg MF. A wysyłka podpisanego sprawozdania poprzez https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/
Tyle teoria i lektura witryn...

W przypadku e-sprawozdań tworzonych przez osoby fizyczne jest to jak najbardziej prawda. Program który udostępniło MF posiada możliwość podpisywania e-sprawozdania profilem zaufanym i pozwala na wysłanie go do KAS.

Od księgowych docierają do mnie jednak informacje że MF nie będzie przyjmowało podpisów innych niż kwalifikowane w przypadku e-sprawozdań przesyłanych przez KRS.



Część organizacji posiadająca osobowość prawną nie ma obowiązku wysyłania sprawozdań finansowych do KRS. Nie oznacza to jednak, że nie mają one obowiązku wysyłania ich do KAS.

Osoby fizyczne mają bezsporny obowiązek wysyłania sprawozdań do KAS.

Diabeł jak zwykle tkwi w szczegółach. A ponieważ od każdego twierdzenia występują wyjątki, mnożą się plotki i niepotwierdzone doniesienia. W skrócie: bałagan i zamieszanie.

Sprawozdanie XML można podpisać przez wszystkich epuapem i wysłać do KRS, tak samo uchwały w PDF po pierwszym podpisie dostajesz xml i ten plik podpisują kolejni. Uchwałę można też chyba dołączyć skanowaną podpisaną ręcznie, podpisze się przy wysyłce do KRS. Właściwie jak przy dołączaniu plików w "Bezpłatne zgłaszanie dokumentów finansowych" nie wyrzuci Ci błędów to znaczy że wysyłka przebiegnie bez problemów.

To że weryfikacja nie wychwyci błędów nie oznacza, że wszystkie kwestie prawne zostały spełnione.

1) Dokument PDF podpisany za pomocą epuapu nie jest już dokumentem PDF. Powoduje to, że nie jest już on w formacie powszechnie akceptowalnym dla treści udostępnianych w Internecie.

2) W podpisach epuap znajduje się login i pesel podpisującego. O ile zarząd może mieć jawny pesel, to w przypadku księgowej już tak nie jest. W interesie księgowej w zgodzie z RODO jest podpisanie dokumentu podpisem kwalifikowanym by nie ujawniać własnego peselu i loginu do epuapu. Księgowa podpisuje dokument jako pierwsza. Jeżeli zrobi to podpisem kwalifikowanym, to użycie epuapu przez zarząd nie jest już możliwe.

3) Ujawnianie loginu do epuapu przez dowolnego podpisującego jest sprzeczne z zasadami RODO. Każdy podpis złożony na dokumencie przesłanym w sprawozdaniu finansowym do KRS będzie potem dostępny dla każdego kto będzie te dokumenty pobierał (są one dostępne publicznie). Wyjątkiem jest dodanie dokumentów niepodpisanych i późniejsze podpisanie ich wraz z wnioskiem epuapem już w trakcie wysyłania wniosku. Podpis epuap nie będzie wtedy dostępny dla osób postronnych, ale nie sprawdzałem czy da się złożyć wtedy więcej niż jeden podpis.

Tak jak przy wysyłaniu dokumentów pocztą 2 lata temu.
Teraz można wysłać rysunki dzieci zamiast uchwał, a w KRS po 5 minutach jest informacja że sprawozdanie zostało złożone - nie ma tam informacji czy poprawne.

Ad.1 Czy to jest wada? Moim zdaniem nie.
Ad.2 RODO w bardzo ograniczonym zakresie dotyczy instytucji państwowych, login do epuapu do niczego się nie przyda, a z PESELem się zgodzę nie potrzebnie lata na każdej państwowej stronie, a jak wiemy od września PESEL każdego VATowca będzie dostępny w następnym publicznym zbiorze. Niech księgowa podpisze ostatnia.
Ad.3 Przy wysyłce wymagany jest podpis przynajmniej jednego członka zarządu, posiadającego PESEL mogą podpisać wszyscy. Jeżeli wspólnicy nie mają PESELU lub/i nie są w zarządzie to uchwała w PDF nie zostanie przez nich podpisana, wraz z wnioskiem.

Jest wiele argumentów by to księgowa podpisywała się jako pierwsza.

1) Księgowa podpisuje jako pierwsza. Jej podpis jest wymagany by uznać, że bilans został zrobiony. Data jej podpisu jest datą stworzenia bilansu. Podpisywanie dokumentu przez zarząd, zanim został on sporządzony jest pozbawione sensu.

2) Jeżeli księgowa jest jednocześnie członkiem zarządu powinna podpisać się dwukrotnie. Raz jako księgowa sporządzająca bilans, drugi raz jako członek zarządu zatwierdzający bilans. (taka właśnie interpretacja do mnie dotarła).

Skoro w samych podpisach brakuje adnotacji o charakterze poszczególnych podpisów, wszystko wskazuje na to, że ich kolejność będzie dostarczało takiej informacji, a przynajmniej jest podstawa by tak sądzić.

3) Księgowa musi podpisać się do końca marca bo to jej podpis jest uznawany za datę spełnienia obowiązku utworzenia bilansu. Zarząd ma na to o wiele więcej czasu.



Login do epuapu jest równie ważny jak login do banku. Czy jest jakiś bank, który twierdzi że login do banku nikomu postronnemu się nie przyda?



Zgodnie z ustawą, przedsiębiorcy będący płatnikami VAT mają obowiązek posługiwać się numerem NIP, który jest dostępny publicznie.

To, że pesel znajdzie się w publicznym zbiorze, nie oznacza, że będzie on dostępny publicznie. Państwo nie ma prawa udostępniać informacji o obywatelach nie pełniących funkcji publicznych innym obywatelom.

Jeżeli księgowa podpisze z końcem marca, a biegły w maju stwierdzi, że są błędy i sprawozdanie będzie wymagało poprawy to co z podpisem księgowej?

Można stworzyć nowe sprawozdanie i podpisać ponownie jeżeli pojawiły się fakty które w znaczący sposób wpływają na bilans, ale należy zachować poprzednie wraz z podpisem, aby udowodnić, że wypełniło się ustawowy obowiązek. Do KRS wysyła się sprawozdanie które zostało zatwierdzone już po badaniu bilansu przez biegłego.

Biegły przed rozpoczęciem badania podpisuje sprawozdanie swoim podpisem. Tak więc nie da się go już zmienić. Nie wiem co należy zrobić, jeżeli kontrola bilansu wykaże w nim nieprawidłowości. Na mój rozum protokół kontroli może wystarczyć do udokumentowania stanu firmy, bo on też jest publikowany w KRS. Nie mam pojęcia czy należy przygotować wtedy kolejne sprawozdanie finansowe. Skoro można przygotować kolejną wersję uwzględniając nowe informacje, to chyba tak.

Idąc tym tropem, opinia biegłego jest dowodem na to, że bilans jest prawidłowy. Jeżeli biegły twierdzi że nie jest, to bilans należy zrobić od nowa z uwzględnieniem jego zastrzeżeń, ale czy należy ponownie zbadać nową wersję? Do odpowiedzi na te pytania przydałby się biegły.

W okresie między zamknięciem ksiąg, a zatwierdzeniem sprawozdania (jeżeli są istotne powody) można je poprawiać do woli, bez względu na to czy biegły zauważył czy sami zauważyliśmy pomyłkę, także w jednostkach nie objętych badaniem. Po zatwierdzeniu nie ma możliwości korekty sprawozdania, można ją wykazać w kolejnym sprawozdaniu. I nikt nie będzie pytał jaka była wersja na 31 marca po zatwierdzeniu ostatecznego sprawozdania. Nie ma żadnych protokołów zmian, jest jedno sprawozdanie i te wysyła się do KRS, nie ma żadnego obowiązku posiadania innych wersji sprawozdania.

Za niewypełnienie obowiązku sporządzenia sprawozdania w terminie istnieje groźba nałożenia kary. Każdy logicznie myślący księgowy i organ nadzorujący będzie więc trzymał początkową podpisaną wersję sprawozdania by udowodnić że obowiązek został wypełniony.

Podsumowując: Nie ma obowiązku trzymania początkowej wersji dokumentu. Ale głupotą jest tego nie robić. Nawet jeżeli organy państwowe nie mogą karać za niewypełnienie obowiązku w terminie, to wciąż pozostaje ścieżka cywilna ze strony akcjonariuszy, członków lub innych podmiotów. "Przezorny, zawsze ubezpieczony".

Na szkoleniach często naucza się dobrych praktyk, które nie zawsze mają umocowanie w prawie. Szkoda tylko, że nie zawsze idzie za tym dogłębne wyjaśnienie powodów zastosowania takich, a nie innych, procedur.