Sprawdź, czy poprawnie dokumentujesz otrzymane zaliczki!
Chociaż wpłacanie i przyjmowanie części należności na poczet przyszłych dostaw towarów lub świadczonych usług (czyli tak zwane zaliczkowanie) jest w praktyce zjawiskiem powszechnym - to wciąż trafiają do mnie pytania naszych Czytelników związane z tą właśnie problematyką. Wynika z tego, że wciąż wielu księgowych ma problemy z poprawnym rozliczaniem tego typu zdarzeń gospodarczych.

Z pewnością wiesz, że jeśli przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi otrzymasz od swojego kontrahenta zaliczkę - musisz udokumentować ją tzw. zaliczkową fakturą VAT. Powinieneś wystawić ją jednak nie później niż siódmego dnia - licząc od dnia, w którym otrzymałeś tę zaliczkę. Pamiętaj, iż w tym samym terminie musisz wystawić również fakturę VAT, dokumentującą otrzymanie od niego każdej kolejnej kwoty zaliczki.

Zwróć uwagę, iż forma faktury zaliczkowej i sposób jej wystawiania różni się od wystawiania tzw. zwykłej faktury VAT. Różnice wynikają z faktu, że przy zaliczkach tę samą sprzedaż dokumentujesz kilkukrotnie (oczywiście za wyjątkiem, gdy przedpłata stanowi 100% ceny). Z tego też względu w wystawianych fakturach zaliczkowych musisz wykazywać trochę inne informacje. Pamiętaj więc, że wystawiana przez Ciebie faktura zaliczkowa powinna zawierać, co najmniej:

Imiona i nazwiska lub nazwy (bądź nazwy skrócone) Twoje i nabywcy oraz Wasze adresy.
Wasze NIP-y.
Datę wystawienia i numer kolejny faktury.
Oznaczenie "Faktura VAT" lub „"VAT - MP".
Oznaczenie jako "ORYGINAŁ" i "KOPIA".
Kwotę otrzymanej zaliczki (części lub całości należności) brutto.
Daty i numery poprzednich faktur zaliczkowych (o ile były wystawione) oraz sumę kwot pobranych wcześniej części należności brutto.
Stawkę VAT.
Kwotę VAT należnego wyliczoną wg podanego wcześniej wzoru.
Dane dotyczące zamówienia lub umowy, takie jak: nazwa towaru lub usługi, cena netto, ilość zamówionych towarów, wartość zamówionych towarów lub usług netto oraz wartość brutto zamówienia lub umowy.
Datę otrzymania zaliczki - jeżeli nie pokrywa się ona z datą wystawienia faktury.
W przypadku gdy otrzymana przez Ciebie zaliczka podlega opodatkowaniu obniżoną stawką VAT lub jest zwolniona z podatku - w pozycji faktury określającej nazwę towaru lub usługi powinieneś dodatkowo podać symbol PKWiU. Jeśli natomiast przepisy uptu nie powołują tego symbolu - musisz podać podstawę prawną, na podstawie której stosujesz to zwolnienie lub obniżoną stawkę.

Jeżeli wystawiona przez Ciebie faktura zaliczkowa nie obejmuje całej ceny brutto (a tak jest najczęściej, wszak to właśnie na tym polega zaliczka, że pokrywa ona jedynie część ceny) - to po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi powinieneś wystawić kontrahentowi ostateczną fakturę VAT, która będzie dokumentowała dokonaną sprzedaż. Pamiętaj, iż fakturę tę powinieneś wystawić na zasadach ogólnych. Wykazaną w niej wartość dokonanej sprzedaży powinieneś zmniejszyć o kwotę otrzymanych wcześniej zaliczek. Natomiast wysokość należnego VAT powinieneś pomniejszyć o kwotę podatku, który wykazałeś w fakturach zaliczkowych.

Pamiętaj, że w fakturze ostatecznej powinieneś zamieścić także numery wszystkich wystawionych kontrahentowi faktur zaliczkowych, dotyczących tej sprzedaży. Jeżeli natomiast wystawione przez Ciebie faktury zaliczkowe obejmują łącznie całą cenę brutto towaru lub usługi - to po wydaniu towaru lub wykonaniu usługi nie musisz już wystawiać faktury ostatecznej.

Rafał Kuciński

redaktor poradnika "Vat w praktyce"